« - »

Surat yang Aneh

Posted on 19 November 2005

Kebetulan baru-baru ini saya membaca suatu surat, yang mana isinya cukup menarik untuk dibahas, setidaknya dari sisi pemahaman dan interpretasi isi surat saja (maklum, saya tidak akan menyinggung tentang tanda baca dll. Khan saya bukan ahli tata bahasa seperti Polisi EYD :-D):

Saya yang bertanda tangan dibawah ini akan menghadiri acara XXX pada tanggal XXX di XXX, apabila saya tidak memenuhi komitment ini untuk alasan yang tidak masuk akal, saya bersedia dikenakan sanksi dari Perusahaan.

Ada beberapa point yang berpotensi menimbulkan kebingungan dan pertanyaan orang-orang yang membaca surat tersebut:

Selain itu, surat tersebut dijumpai suatu tulisan tangan “Note: Dikumpulkan tanggal XXX pukul 11.00 WIB” dan dibubuhi satu tandatangan. Walaupun mungkin saja yang menandatangani surat tersebut cukup populer (setidaknya di kalangan para anggota panitia :-)), mengingat surat tersebut diedarkan kepada cukup banyak orang, sebaiknya dibubuhi nama yang menandatangani surat tersebut berikut jabatannya dalam struktur kepanitiaan.

Usut punya usut, ternyata surat tersebut dilatarbelakangi penyelenggaraan acara yang serupa pada beberapa tahun lalu yang dipandang kurang sukses. Jumlah peserta yang hadir cukup sedikit, mengakibatkan konsumsi dll bersisa cukup banyak. Ujung-ujungnya panitia pun memperoleh teguran. Alhasil untuk tahun ini, panitia pun menempuh cara semacam ini.

Saya pikir bila memang seperti itu halnya, akan lebih bijaksana bila dijelaskan kepada penerima undangan tentang arti pentingnya komitmen hadir mengingat kegagalan penyelenggaraan acara serupa sebelumnya. Jelaskan pula tujuan baik mengadakan acara ini, besarnya biaya yang dikeluarkan, dan ruginya bila acara ini tidak dihadiri mayoritas undangan. Ketimbang menggunakan sanksi untuk ‘mengundang’, sebaiknya panitia berpikir dari sudut pandang lain. Mengemas acara secara lebih apik, misalnya dengan mengundang pembicara tamu maupun pengisi acara yang terkenal dan menarik, memberikan hadiah souvenir bagi sekian hadirin pertama yang datang, membagikan door prize secara berkala (barangkali setiap 30 menit) maupun door prize utama yang cukup wah, dll. Semua acara menarik ini dapat dipromosikan dalam lembaran konfirmasi undangan, sehingga orang-orang tertarik untuk datang bukan karena ada sanksi, namun memang karena tertarik akan event itu sendiri.

Selain itu, mengingat surat ini disebarkan kepada begitu banyak orang, akan lebih baik isi surat ini ditelaah ulang oleh beberapa orang panitia yang cukup kritis dan peduli, untuk menghindari kejadian semacam ini. Sebagaimana terlihat, walaupun hanya satu kalimat saja, namun berpotensi menimbulkan banyak penafsiran dan kebingungan.

Popularity: 5% [?]

Komentar dan masukan tentang artikel ini akan sangat bermanfaat bagi semua orang. Silakan isi form komentar di bawah ini. Terimakasih sebelumnya!


Leave a reply