« Happy Birthday Ting! - Galantin Senilai Satu Juta Rupiah »

Surat yang Aneh

Posted on 19 November 2005

Author: Hianoto Posted under Dunia Kerja

Kebetulan baru-baru ini saya membaca suatu surat, yang mana isinya cukup menarik untuk dibahas, setidaknya dari sisi pemahaman dan interpretasi isi surat saja (maklum, saya tidak akan menyinggung tentang tanda baca dll. Khan saya bukan ahli tata bahasa seperti Polisi EYD :-D):

Saya yang bertanda tangan dibawah ini akan menghadiri acara XXX pada tanggal XXX di XXX, apabila saya tidak memenuhi komitment ini untuk alasan yang tidak masuk akal, saya bersedia dikenakan sanksi dari Perusahaan.

Ada beberapa point yang berpotensi menimbulkan kebingungan dan pertanyaan orang-orang yang membaca surat tersebut:

Bagaimana seseorang bisa berkomitmen untuk hadir dalam suatu acara bila jam berapa acara tersebut diselenggarakan saja tidak diketahui (karena tidak tercantum dalam surat tersebut)?? Apakah artinya orang tadi harus mengatur jadwal pribadi sepanjang hari itu menjadi Siaga Satu?? :-). Setelah bertanya kepada panitia, ada informasi perkiraan jam penyelenggaraan acara adalah pukul 9 pagi namun sifatnya masih belum final. Lalu bagaimana bila kita berkomitmen sanggup hadir karena asumsi pukul 9 pagi, lalu pada undangan versi final jam penyelenggaraan menjadi pukul 1 siang, dimana kita telah mempunyai jadwal acara yang penting dan tidak dapat ditinggalkan??
Dari pemahaman kalimat di atas, saya menafsirkan bila seseorang yang telah berkomitmen (dengan kata lain, telah menandatangani surat tadi) dan tidak datang pada acara tersebut, berpotensi dikenakan sangsi. Namun setelah diverifikasi ulang ke panitia, ternyata yang dimaksudkan adalah orang-orang yang tidak menandatangani surat tadi tanpa alasan yang masuk akal. Lho, koq pemahamannya jadi jauh berbeda ya??
Alasan yang “masuk akal” ini cukup rancu dan berpotensi menimbulkan kebingungan. Masuk akal yang bagaimana dan bagi siapa?? Bagaimana bila panitia menyatakan alasan tersebut tidak masuk akal tanpa mau mengerti latar belakangnya??

Selain itu, surat tersebut dijumpai suatu tulisan tangan “Note: Dikumpulkan tanggal XXX pukul 11.00 WIB” dan dibubuhi satu tandatangan. Walaupun mungkin saja yang menandatangani surat tersebut cukup populer (setidaknya di kalangan para anggota panitia :-)), mengingat surat tersebut diedarkan kepada cukup banyak orang, sebaiknya dibubuhi nama yang menandatangani surat tersebut berikut jabatannya dalam struktur kepanitiaan.

Usut punya usut, ternyata surat tersebut dilatarbelakangi penyelenggaraan acara yang serupa pada beberapa tahun lalu yang dipandang kurang sukses. Jumlah peserta yang hadir cukup sedikit, mengakibatkan konsumsi dll bersisa cukup banyak. Ujung-ujungnya panitia pun memperoleh teguran. Alhasil untuk tahun ini, panitia pun menempuh cara semacam ini.

Saya pikir bila memang seperti itu halnya, akan lebih bijaksana bila dijelaskan kepada penerima undangan tentang arti pentingnya komitmen hadir mengingat kegagalan penyelenggaraan acara serupa sebelumnya. Jelaskan pula tujuan baik mengadakan acara ini, besarnya biaya yang dikeluarkan, dan ruginya bila acara ini tidak dihadiri mayoritas undangan. Ketimbang menggunakan sanksi untuk ‘mengundang’, sebaiknya panitia berpikir dari sudut pandang lain. Mengemas acara secara lebih apik, misalnya dengan mengundang pembicara tamu maupun pengisi acara yang terkenal dan menarik, memberikan hadiah souvenir bagi sekian hadirin pertama yang datang, membagikan door prize secara berkala (barangkali setiap 30 menit) maupun door prize utama yang cukup wah, dll. Semua acara menarik ini dapat dipromosikan dalam lembaran konfirmasi undangan, sehingga orang-orang tertarik untuk datang bukan karena ada sanksi, namun memang karena tertarik akan event itu sendiri.

Selain itu, mengingat surat ini disebarkan kepada begitu banyak orang, akan lebih baik isi surat ini ditelaah ulang oleh beberapa orang panitia yang cukup kritis dan peduli, untuk menghindari kejadian semacam ini. Sebagaimana terlihat, walaupun hanya satu kalimat saja, namun berpotensi menimbulkan banyak penafsiran dan kebingungan.

Popularity: 5% [?]